Workation 2026: Was sich seit Januar wirklich geändert hat - und was Freelancer jetzt wissen müssen

Anfang des Jahres tauchte in meiner Freelancer-Gruppe auf Telegram eine Frage auf: "Ich fahre im Mai für sechs Wochen nach Portugal. Was muss ich als Selbstständiger beachten?" In den nächsten Stunden kamen über dreißig Antworten. Mindestens die Hälfte davon war veraltet oder falsch.

Das liegt nicht an mangelndem Interesse. Es liegt daran, dass sich die Regeln gerade tatsächlich ändern. 2025 und 2026 haben gleich mehrere Neuerungen mit sich gebracht, die Freelancer kennen sollten. Manche betreffen dich als Selbstständigen kaum direkt. Manche klingen nach Kleinkram und können bei einer Kontrolle im Ausland echtes Geld kosten.

Dieser Artikel ist das Update zu meinem ausführlichen Workation-Rechtsguide für Freelancer. Dort erkläre ich das Framework: warum die 183-Tage-Regel für Selbstständige anders funktioniert als für Angestellte, was eine A1-Bescheinigung ist und warum die GKV außerhalb der EU nicht zahlt. Hier geht es darum, was sich konkret seit Januar 2025 und Januar 2026 geändert hat - und was das für deinen nächsten Workation-Trip bedeutet.

Was sich 2026 bei Workations wirklich geändert hat (nicht nur für Arbeitnehmer)

Das Problem mit Regeländerungen im Sozialversicherungsrecht: Sie werden nicht als Pressemitteilung verschickt. Kein Newsletter, kein Push. Du stößt darauf, wenn du gezielt suchst - oder wenn jemand in deiner Community zufällig den richtigen Link teilt.

Drei Änderungen sind in den letzten anderthalb Jahren für Freelancer relevant geworden.

Seit 1. Januar 2026: Entsendebescheinigungen für Abkommensstaaten nur noch digital (USA, Japan, Indien, Türkei, China)

Deutschland hat seit dem 1. Januar 2026 das digitale Antragsverfahren für Entsendebescheinigungen auf sogenannte Abkommensstaaten ausgeweitet. Abkommensstaaten sind Länder außerhalb der EU, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen hat. Dazu zählen unter anderem die USA, Japan, Indien, die Türkei, China, Australien, Brasilien und Kanada.

Was das konkret bedeutet: Wer für diese Länder eine Entsendebescheinigung braucht - also ein Dokument, das bestätigt, weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem registriert zu sein - muss das jetzt digital beantragen. Papieranträge werden nicht mehr akzeptiert.

Wichtige Einschränkung für Freelancer: Diese Digitalpflicht betrifft in erster Linie Arbeitgeber, die Mitarbeiter in diese Länder entsenden. Als echter Selbstständiger bist du bei der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) oder direkt bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) zuständig. Die haben das digitale Verfahren für Selbstständige noch nicht vollständig umgesetzt. Stand April 2026 nimmt die DRV Bund Anträge von Selbstständigen für Abkommensstaaten noch per Formular oder E-Mail entgegen.

Das heißt für dich: Du kommst an der Bürokratie nicht vorbei, aber sie läuft für Selbstständige noch nicht so reibungslos digital wie für Arbeitgeber. Wenn du planst, länger beruflich in einem Abkommensstaat tätig zu sein - zum Beispiel drei Monate in den USA oder Japan für einen ausländischen Auftraggeber - solltest du frühzeitig Kontakt zur DRV Bund aufnehmen und den aktuellen Prozess für Selbstständige klären.

Für die meisten Freelancer mit EU-Workations ist diese Änderung weniger relevant. Sie wird aber wichtiger, wenn du längere Auslandsaufenthalte in Ländern wie den USA, Japan oder Kanada planst.

Seit 1. Januar 2025 (aber viele Freelancer wissen es noch nicht): A1-Bescheinigung nur noch online möglich

Das ist die Änderung, die mehr Freelancer betrifft - und über die in der Community kaum jemand spricht.

Seit dem 1. Januar 2025 ist das elektronische Antragsverfahren für die A1-Bescheinigung für alle Personengruppen verpflichtend. Auch für Selbstständige. Papieranträge bei der Krankenkasse oder der Rentenversicherung werden nicht mehr akzeptiert.

Das klingt nach einer technischen Kleinigkeit. Ist es aber nicht, wenn du noch nie das SV-Meldeportal benutzt hast und plötzlich vor der Abreise merkst, dass du dort erst ein Konto anlegen musst. Ich zeige dir weiter unten, wie der Antragsprozess jetzt konkret funktioniert - inklusive des einfachsten Wegs ohne ELSTER oder Online-Ausweis.

Verschärfte Arbeitszeiterfassungspflicht - was das für selbstständige Auftragnehmer bedeutet

Kurze Entwarnung: Du als echter Selbstständiger bist von der Arbeitszeiterfassungspflicht nicht direkt betroffen. Die gilt für Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmern - das Bundesarbeitsgericht hat das im September 2022 klargestellt, und der Gesetzgeber arbeitet noch an der formalen Umsetzung.

Warum ich das trotzdem erwähne: Wer regelmäßig für einen einzigen Auftraggeber tätig ist, feste Zeiten einhält und erkennbar weisungsgebunden arbeitet, riskiert als scheinselbstständig eingestuft zu werden. Die damit verbundenen Risiken habe ich in einem eigenen Artikel aufgedröselt: Scheinselbstständigkeit 2026 - was Freelancer wissen müssen.

Für Workation-Situationen ist das relevant: Wenn du im Ausland arbeitest und dabei erkennbar in eine Firmenstruktur eingebunden bist - feste Arbeitszeiten, ein einziger Auftraggeber, Weisungsrecht - schaut die Rentenversicherung genauer hin. Echte Selbstständigkeit schützt dich auch bei Workations. Scheinselbstständigkeit nicht.

A1-Bescheinigung für Selbstständige: Was du als Freelancer selbst erledigen musst (der Arbeitgeber macht das nicht für dich)

Das Grundproblem mit der A1-Bescheinigung ist strukturell: Bei Angestellten beantragt das die HR-Abteilung beim Arbeitgeber. Bei Freelancern beantragt das niemand automatisch. Du bist der Arbeitgeber, der Mitarbeiter und der Compliance-Beauftragte in einer Person.

Wann brauchst du als Freelancer eine A1-Bescheinigung? (Alle EU/EWR/CH/UK-Aufenthalte mit Arbeitscharakter)

Immer dann, wenn du in einem EU-Mitgliedstaat, einem EWR-Land (Island, Liechtenstein, Norwegen), der Schweiz oder dem Vereinigten Königreich beruflich tätig bist - auch vorübergehend.

Das gilt ab dem ersten Tag. Nicht nach einer Woche, nicht nach 14 Tagen. Wenn du in Wien einen Kunden besuchst und dabei an deinem Laptop arbeitest, brauchst du sie technisch gesehen. Wenn du vier Wochen in einem Lissaboner Coworking-Space sitzt, erst recht.

Sie gilt auch für kurzfristige Dienstreisen: eine Konferenz in Amsterdam, eine Messe in Paris, zwei Projekttage in Warschau. Die Praxis sieht natürlich anders aus, und Kontrollen bei einmaligen kurzen Besuchen sind selten. Aber du solltest wissen, dass die Pflicht besteht - und dass die A1-Bescheinigung für EU-Aufenthalte bis zu 24 Monate ausgestellt werden kann, wenn du mehrere Trips planst.

Wie du sie beantragst: SV-Meldeportal mit BundID - Schritt für Schritt

Seit Januar 2025 läuft alles über das SV-Meldeportal (sv-meldeportal.de). Die gute Nachricht: Du brauchst keinen ELSTER-Zugang, kein digitales Zertifikat und keinen Online-Ausweis. Eine einfache BundID mit Benutzername und Passwort reicht.

So geht es:

Schritt 1: Registriere dich auf info.sv-meldeportal.de mit deiner BundID. Falls du noch keine BundID hast: Die Registrierung dauert fünf Minuten auf bundid.de.

Schritt 2: Log dich ins SV-Meldeportal ein und navigiere zu "Formulare" und dann zu "Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1".

Schritt 3: Wähle "A1-Antrag Selbstständige" aus. Du brauchst deine Steuernummer und Angaben zu deiner Tätigkeit.

Schritt 4: Fülle das Formular aus. Du gibst an, in welches Land du fährst, für welchen Zeitraum und was du dort machst. Bei mehreren geplanten Reisen im Jahr: Du kannst einen Sammelantrag für mehrere Destinationen stellen.

Schritt 5: Das genehmigte Dokument kommt als druckbares PDF in dein Portal-Postfach. Gesetzliche Bearbeitungszeit: drei Werktage. In der Praxis oft schneller.

Wenn du gesetzlich krankenversichert (GKV) bist: Der Antrag läuft direkt über das SV-Meldeportal, deine Kasse ist automatisch eingebunden.

Wenn du privat krankenversichert (PKV) bist: Als Selbstständiger ohne Krankenversicherungspflicht bist du für den A1-Antrag bei der DRV Bund zuständig. Der Weg ist ähnlich, aber du meldest dich direkt bei der DRV Bund - nicht bei einer Krankenkasse.

Mein Tipp aus eigener Erfahrung: Stelle den Antrag mindestens eine Woche vor Abreise. Nicht weil es so lange dauert, sondern weil du dann genug Puffer hast, falls Rückfragen kommen.

Wie lange dauert die Bearbeitung, und was passiert bei Kontrollen ohne A1?

Drei Werktage sind die gesetzliche Maximalfrist. In der Praxis bekommt man die A1 oft am selben oder nächsten Werktag.

Ohne A1 bei einer Kontrolle - das ist kein theoretisches Risiko. Frankreich, Österreich und die Schweiz führen regelmäßig Stichprobenkontrollen durch: in Coworking-Spaces, Hotels, bei Polizeikontrollen. Die Bußgelder variieren stark nach Land. Österreich kann bis zu 10.000 Euro verlangen, Frankreich liegt bei rund 3.300 Euro. Dazu kann rückwirkend eine Sozialversicherungspflicht im Gastland entstehen - was bedeutet, dort Beiträge nachzuzahlen.

Das ist teuer, vermeidbar und lässt sich mit einem einzigen Online-Formular pro Reise lösen. Kein Grund, das Risiko einzugehen.

Non-EU-Workations: Was sich für Freelancer bei Abkommensstaaten geändert hat

Digitale Entsendebescheinigung seit Januar 2026 - betrifft mich das als Selbstständiger?

Wie oben erklärt: Direkt und sofort nur bedingt. Die Pflicht zur digitalen Beantragung gilt für Arbeitgeber mit angestellten Mitarbeitern. Als selbstständige Einzelperson, die sich selbst entsendet, läufst du über die DRV Bund oder DVKA - und dort ist der Prozess für Selbstständige noch nicht vollständig digitalisiert.

Was sich aber verbessert: Die Zuständigkeiten werden klarer. Wenn du wissen willst, ob und wie du als Selbstständiger eine Bescheinigung für ein Abkommensland brauchst, ist die DVKA die richtige Anlaufstelle (dvka.de). Deren Hotline ist erreichbar, und Fälle für Selbstständige sind dort bekannt.

Praktisch irrelevant wird das für dich, wenn du in Abkommensstaaten hauptsächlich kürzere Workations unter drei Monaten machst. Erst bei längeren Aufenthalten mit erkennbarem Arbeitsschwerpunkt lohnt sich die Abklärung beim Steuerberater.

Länder ohne Sozialversicherungsabkommen: Die 183-Tage-Regel bleibt die wichtigste Orientierung

Thailand, Indonesien, Vietnam und die meisten afrikanischen Länder haben kein Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland. Das bedeutet: Kein Dokument schreibt fest, dass du im deutschen System bleibst.

Für kurze Workations unter 183 Tagen passiert steuerlich meist nichts Kritisches. Du bleibst in Deutschland voll steuerpflichtig, weil du dort gemeldet bist und das Welteinkommensprinzip greift. Aber für die Krankenversicherung bedeutet es: Du brauchst eine private internationale Krankenversicherung, weil die GKV außerhalb von EU, EWR und Schweiz nicht zahlt.

Für Thailand ist seit Mai 2025 außerdem die digitale Einreisekarte (Thailand Digital Arrival Card / TDAC) bei jeder Einreise Pflicht. Wer das vergisst, riskiert Probleme an der Grenze - und das ist einer der neuen Punkte auf meiner Checkliste.

Für längere Aufenthalte in Ländern ohne Abkommen gilt nach wie vor: Rücksprache mit einem Steuerberater halten, der internationale Fälle kennt. Das ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern Grundlage für belastbare Planung.

Ich nutze für Auslandsaufenthalte außerhalb der EU SafetyWing Nomad Insurance als Krankenversicherung. Die monatliche Police ist für Freelancer sehr überschaubar, gilt weltweit und lässt sich auch starten, wenn du bereits unterwegs bist. Genau das richtige für flexible Workation-Planung ohne feste Buchung Monate im Voraus.

Meine aktualisierten Empfehlungen für Workation-Destinationen 2026

Europa: Portugal, Georgien, Spanien - und warum die A1-Bürokratie überschaubar ist

Portugal bleibt das Workation-Land Nummer eins für deutsche Freelancer. Das D8-Visum für digitale Nomaden gibt es weiterhin (Mindesteinnahmen: 3.680 Euro pro Monat, Nachweis über drei Monate, Mindestersparnisse rund 11.000 Euro). Was sich geändert hat: Das ursprüngliche NHR-Steuerprogramm ist seit Januar 2024 für neue Antragsteller beendet. Das Nachfolgeprogramm IFICI gilt hauptsächlich für Forscher und hochspezialisierte Fachkräfte - nicht pauschal für Freelancer. Für kürzere Workations unter 183 Tagen ändert das nichts, weil du ohnehin in Deutschland steuerpflichtig bleibst. A1-Pflicht: ja. Beantrage sie vor der Abreise.

Georgien ist nach wie vor die unkomplizierteste Non-EU-Option - keine A1-Bescheinigung nötig, bis zu 365 Tage visumfrei für Deutsche. Eine wichtige Neuerung ab 1. März 2026: Georgien hat ein neues Arbeitsmigrations-Gesetz eingeführt. Wer für georgische Arbeitgeber tätig ist, braucht ab sofort eine Work Permit. Für Remote Work für ausländische Auftraggeber - also deine deutschen Kunden - gilt das nicht. Für Freelancer mit deutschem Kundenstamm ändert sich in Georgien nichts.

Spanien hat seit Januar 2026 die Einkommensschwelle für das Digital-Nomad-Visum auf 2.849 Euro pro Monat angehoben. Für Kurzaufenthalte unter 90 Tagen brauchst du als EU-Bürger ohnehin kein Visum. Die Beckham Law mit ihrem 24-Prozent-Flat-Tax-Angebot ist interessant, gilt aber primär bei dauerhafter Verlagerung des Steuerorts nach Spanien - nicht für temporäre Workations.

Asien: Thailand, Indonesien, Vietnam - andere Regeln, andere Möglichkeiten

Thailand bleibt attraktiv dank des Destination Thailand Visa (DTV). Fünf Jahre gültig, Multi-Entry, bis zu 180 Tage pro Aufenthalt. Voraussetzung: 500.000 THB Vermögen (ca. 13.500 Euro) über mindestens 90 Tage auf dem Konto. Seit Januar 2025 läuft der Antrag vollständig online über thaievisa.go.th. Keine A1-Bescheinigung nötig (kein EU-Mitglied, kein Abkommen). Dafür: private internationale Krankenversicherung als Visumsbedingung. Und: Die TDAC nicht vergessen.

Indonesien/Bali hat das E33G Remote Worker KITAS seit April 2024. Wichtig: Das E33G richtet sich eigentlich an Angestellte ausländischer Unternehmen, nicht an echte Freelancer mit wechselnden Kunden. Die Anforderung ist ein Arbeitsvertrag mit einem nicht-indonesischen Unternehmen. Für reine Freelancer ist das eine rechtliche Grauzone. Für kurze Aufenthalte unter 60 Tagen reicht ein Touristenvisum - wobei auf dem Touristenvisum zu arbeiten formal illegal ist.

Vietnam hat seit März 2025 die Visumfreiheit für Deutsche auf 45 Tage ausgeweitet. Das macht kurze Workations sehr unkompliziert - kein Antrag, keine Gebühren, einfach einreisen. Für längere Aufenthalte gibt es E-Visa für bis zu 90 Tage über evisa.gov.vn. Kein Sozialversicherungsabkommen, also private Krankenversicherung Pflicht.

Für alle Asien-Destinationen gilt: Finanzielle Transaktionen über Ländergrenzen hinweg werden spürbar einfacher mit einem Wise-Konto. Echte Kontonummern in EUR, USD und lokalen Währungen, und der Wechselkurs liegt deutlich näher am Marktpreis als bei Standardbanken. Wer Kundenrechnungen in EUR stellt und vor Ort in Baht oder Dollar zahlt, spart damit im Jahr schnell dreistellige Beträge an Bankgebühren.

Mehr zu den Visa-Details für alle diese Länder findest du im Nomad-Visum-Guide 2026 mit den vollständigen Einkommensvoraussetzungen und Antragsprozessen.

Was ich jetzt vor jeder Workation auf meiner Checkliste habe (und was 2025/2026 dazugekommen ist)

Meine Checkliste vor jeder Workation hat sich in den letzten anderthalb Jahren um einige Punkte erweitert.

Neu seit 2025:

• A1 digital beantragen (SV-Meldeportal, BundID) - für alle EU/EWR/CH/UK-Trips, vor Abreise
• Thailand: TDAC (digitale Einreisekarte) nicht vergessen
• Vietnam: kein Visum nötig bis 45 Tage, kein Antrag mehr nötig

Neu seit 2026:

• Georgien: Work Permit für lokale georgische Arbeit prüfen. Für Remote Work für ausländische Kunden: nicht nötig, aber gut zu wissen.
• Spanien: DNV-Einkommensschwelle liegt jetzt bei 2.849 Euro pro Monat - relevant nur bei Langzeitaufenthalt und Visumantrag
• Abkommensstaaten (USA, Japan, etc.): Bei längeren Aufenthalten DRV Bund kontaktieren wegen Entsendebescheinigung

Geblieben:

• Internationale Krankenversicherung für Non-EU-Trips (GKV zahlt dort nicht)
• Aufenthaltstage dokumentieren: Reisepass, Kreditkartenauszüge, Bordkarten
• 183-Tage-Grenze im Blick behalten
• Steuerberater bei Aufenthalten über drei Monate einbeziehen

Das technische Setup - Laptop, Backup-Internet, Produktivitätsapps - habe ich im Artikel zum Remote-Work-Setup für Freelancer beschrieben. Das ändert sich zum Glück seltener als Visaregeln.

Der Unterschied zwischen Workation als Arbeitnehmer und als Freelancer (und warum Freelancer oft besser dran sind)

Das hört man selten, also sage ich es direkt: Als Freelancer hast du bei Workations oft mehr Freiheiten als Angestellte - wenn du weißt, was du tust.

Angestellte brauchen die Erlaubnis des Arbeitgebers. Viele Unternehmen haben interne Richtlinien, die Workations auf wenige Wochen begrenzen oder komplett untersagen. Wer in einem Land mit anderen Arbeitsrechtsstandards tätig wird, macht den Arbeitgeber haftbar. Das führt dazu, dass HR-Abteilungen oft Nein sagen - selbst wenn der Mitarbeiter nur remote am Laptop sitzt.

Freelancer brauchen diese Erlaubnis nicht. Du entscheidest, von wo aus du arbeitest. Deinen Auftraggebern ist in den meisten Fällen nur das Ergebnis wichtig - nicht dein Standort. Das ist echte Ortsunabhängigkeit, nicht nur ein schöner Begriff.

Was Angestellte haben, was Freelancer oft nicht haben: Der Arbeitgeber beantragt die A1-Bescheinigung, koordiniert mit dem Steuerberater und hat klare Richtlinien. Als Freelancer bist du selbst zuständig. Das ist Freiheit und Verantwortung zugleich.

Die gute Nachricht: Der Aufwand ist überschaubar, wenn du ihn kennst. Eine A1 online beantragen dauert 20 Minuten. Eine internationale Krankenversicherung aktivieren: 10 Minuten. Aufenthaltstage dokumentieren: läuft nebenher in einer simplen Tabelle. Wer das einmal als Routine etabliert hat, denkt danach kaum noch darüber nach.

Für Angestellte, die über den Sprung in die Selbstständigkeit nachdenken: Workation-Freiheit ist ein echter Vorteil des Freelancer-Lebens. Aber er kommt mit Eigenverantwortung. Beide Seiten kennen hilft bei der Entscheidung.

Wie ich bei NS gelernt habe, Workations ohne Stress zu planen - und was die Community an Erfahrungen teilt

Als ich an der Network School war, ist mir aufgefallen, dass viele Members das A1-Prozedere bereits gut in den Griff bekommen hatten. Nicht weil sie Steuerberater waren, sondern weil sie sich untereinander ausgetauscht haben.

Das ist ein unterschätzter Vorteil einer solchen Community: Du musst Fehler nicht selbst machen. Jemand hat bereits geklärt, was bei einem Georgien-Aufenthalt mit der DRV Bund besprochen werden muss. Jemand anderes hat die Erfahrung gemacht, wie Frankreich mit fehlenden A1-Bescheinigungen umgeht. Dieses Wissen zirkuliert - und du profitierst davon, ohne selbst in die Falle zu tappen.

Das ist das Modell, das mir nach meiner Zeit bei NS am meisten geblieben ist: Gemeinschaft als Lernbeschleuniger. Nicht nur für Business-Themen, sondern auch für das operative Handwerk des Nomaden-Daseins. Wer die Erfahrungen von zwanzig anderen nutzen kann, macht deutlich weniger eigene Fehler.

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Fazit: Was du jetzt konkret tun solltest

Wenn du 2026 Workation planst, hier die wichtigsten Punkte zum Abhaken:

SV-Meldeportal einrichten: BundID anlegen und das Portal kennenlernen, bevor du es brauchst. Nicht erst eine Woche vor Abreise.

A1 immer vor EU-Reisen beantragen: Als Freelancer versuche bitte nicht, das zu umgehen. Der Aufwand ist minimal, das Bußgeldrisiko ohne A1 nicht.

Internationale Krankenversicherung für Non-EU-Trips sichern: Die GKV zahlt außerhalb der EU schlicht nicht. Das ist keine Überraschung, wenn du es vorher weißt.

Georgia-Update checken: Für Remote Work für ausländische Kunden ändert sich nichts. Wer lokale Arbeit in Georgien aufnehmen will, braucht seit März 2026 eine Work Permit.

Destinationen auf aktuellem Stand prüfen: Portugal ohne NHR-Steuervorteil für neue Antragsteller, Spanien mit erhöhter DNV-Einkommensschwelle, Vietnam mit 45-tägiger Visumfreiheit. Visaregeln ändern sich schneller als Steuergesetze.

Das vollständige Rechts-Framework mit 12-Punkte-Checkliste findest du weiterhin im Workation-Rechtsguide für Freelancer. Welche Länder die attraktivsten Langzeit-Optionen für digitale Nomaden 2026 bieten, zeigt der Nomad-Visum-Guide 2026.

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