Mein digitales Setup als Remote-Freelancer 2026: Notion, Obsidian und was ich wirklich täglich nutze

Vor zwei Jahren hatte ich zwölf Apps gleichzeitig offen. Todoist, Notion, Trello, Asana, Roam Research, Bear, Apple Notes, Linear, Clickup, Airtable und irgendeinen To-do-Manager, dessen Name ich schon vergessen habe. Ich verbrachte mehr Zeit damit, mein System umzubauen, als damit, tatsächlich zu arbeiten.

Das war kein Produktivitätsproblem. Das war ein Identitätsproblem. Ich wollte das perfekte Setup, nicht produktive Arbeit.

Dieser Post ist das Gegenteil davon: kein Pitch für das neueste Tool, keine Affiliate-Sammlung verpackt als Stack-Guide. Ich schreibe auf, was nach zwei Jahren Remote-Freelancing übrig geblieben ist, was ich wirklich täglich öffne und warum manches einfach rausgeflogen ist.

Warum ich aufgehört habe, jedes neue Produktivitäts-Tool auszuprobieren

Tool-Hopping als Produktivitätskiller - was mir das wirklich gekostet hat

Es gibt eine Art Produktivitäts-Endorphin, das man bekommt wenn man ein neues Tool einrichtet. Das Gefühl, dass jetzt alles besser wird. Das dauert ungefähr drei Tage. Dann liegt das neue System brach, weil der Alltag sich nicht darum kümmert, dass du gerade Notion-Datenbanken mit drei Relationen aufgebaut hast.

Ich habe nachgezählt: In 18 Monaten habe ich mindestens fünf komplette System-Wechsel gemacht. Jeder Wechsel kostete mich mindestens einen halben Arbeitstag für Migration, Einrichtung, Tutorial-Videos. Das sind 2,5 Tage reine Opportunitätskosten, in denen ich hätte Kundenprojekte abrechnen können.

Dazu kommt der versteckte Preis: Jedes neue System bedeutet neue mentale Infrastruktur. Wo liegt was? Wie funktioniert die Logik? Bis das sitzt, läuft man im Hintergrund immer ein bisschen langsamer. Der kognitive Overhead akkumuliert sich.

Das Prinzip, das mich beruhigt hat: Ein gutes System über viele mittelmäßige Tools

Irgendwann habe ich aufgehört zu fragen "Welches Tool ist das Beste?" und angefangen zu fragen "Welches Tool schließe ich nie?" Das war ein Perspektivwechsel, der alles verändert hat.

Die Antwort war erschreckend übersichtlich. Obsidian war immer offen. Lexoffice lief im Hintergrund. Slack für drei Dauerkunden. Loom für Feedback. Das war es.

Alles andere war entweder doppelt (zwei Tools für dasselbe), vermisst (ich öffnete es nie von selbst) oder ersetzbar durch etwas Einfacheres. Seitdem gilt bei mir eine simple Regel: Wenn ich ein Tool nicht aus eigenem Antrieb öffne, fliegt es nach einem Monat raus.

Aufgaben und Projekte verwalten: Was ich nutze und warum

Linear für Kundenprojekte: Warum ich von Notion auf Linear gewechselt bin

Notion kann alles. Das ist sein Problem.

Wenn ein Tool alles kann, musst du jedes Mal neu entscheiden, wie du es benutzt. Notion-Datenbanken für Projekte sind flexibel wie eine leere Leinwand - und genau so überwältigend, wenn man gerade einen Kunden-Deadline-Stress hat.

Linear ist das Gegenteil. Es hat eine klare Meinung darüber, wie Aufgaben aussehen sollen: Titel, Status, Priorität, Cycle. Fertig. Man öffnet es, der nächste Task liegt oben, man macht ihn. Keine Entscheidung über Datenbankstruktur, keine Felder die man erst anlegen muss.

Ich nutze Linear für alles, was einen Liefertag hat. Kundenprojekte, Milestones, konkrete Deliverables. Die Keyboard-Shortcuts sind außergewöhnlich gut - wer mal Cmd+K in Linear benutzt hat, versteht was ich meine. Das Interface lädt einfach schneller als Notion.

Wichtig: Linear macht für Freelancer am meisten Sinn, wenn die Projekte eine gewisse Komplexität haben. Für jemanden, der monatlich drei bis fünf überschaubare Aufträge abliefert, ist es Overkill. Da reicht eine gut gepflegte Todoist-Liste.

Notion für Kunden-Wikis und gemeinsame Arbeit: Wo Collaboration-Features Sinn machen

Notion habe ich nicht komplett rausgeworfen. Ich nutze es für einen anderen Zweck.

Wenn ein Neukunde Onboarding-Dokumente braucht, wenn ich einem Kunden einen gemeinsamen Workspace einrichten will, wenn ich ein Briefing-Dokument teilen muss - dann öffne ich Notion. Die Collaboration-Features sind besser als bei Obsidian (das ist kein Obsidian-Vault, den man mal eben mit einem Kunden teilt).

Der Schlüssel ist die Trennung: Linear für meine internen Aufgaben, Notion für kundenseitige Zusammenarbeit. Beide Tools machen dann genau das, was sie gut können, ohne zu konkurrieren.

Einfache Alternative: Warum manche Freelancer mit einer guten Todoist-Liste alles erschlagen

Ich will ehrlich sein: Wenn ich heute als Freelancer neu anfangen würde und noch keine komplexen Kundenprojekte hätte, würde ich wahrscheinlich gar kein Linear anrühren.

Todoist ist unterschätzt. Für Freelancer mit einer überschaubaren Anzahl an parallelen Projekten ist eine gut strukturierte Projektliste mit Fälligkeitsdaten und Labels alles, was es braucht. Todoist startet kostenlos, die Pro-Version kostet 5 Euro pro Monat, und der Lernaufwand ist minimal.

Das beste System ist das, das man wirklich benutzt. Kein Obsidian-Vault mit 400 Notizen hilft, wenn man nach einem Monat aus Frust zur Apple-Notes-App zurückwechselt.

Notizen und Wissensmanagement: Obsidian vs. Notion für Freelancer

Obsidian: Warum lokale Markdown-Dateien für Solo-Freelancer besser sind als Cloud-Notizen

Mein wichtigstes Tool. Nicht wegen des Hypes, sondern wegen einer simplen Eigenschaft: Meine Notizen liegen als .md-Dateien auf meiner Festplatte. Kein Vendor Lock-in, kein Abo das ich kündigen muss, um auf meine eigenen Gedanken zuzugreifen.

Das klingt pedantisch, ist es aber nicht. Ich war vor drei Jahren Evernote-Nutzer, als die App ihre Preise über Nacht verdreifachte und gleichzeitig die Exportfunktion versteckte. Das hat mich gelehrt, eigene Dateien zu besitzen statt zu mieten.

Obsidian selbst ist kostenlos. Die optionalen kostenpflichtigen Features - Obsidian Sync für 10 Dollar pro Monat und Obsidian Publish für 20 Dollar - brauche ich beide nicht, weil ich meine Notizen mit iCloud sync und nichts öffentlich publiziere.

Was mich überzeugt hat: Das Backlinks-System. Wenn ich in einer Projektnotiz auf einen Kunden-Tag verweise, sehe ich in der Kunden-Notiz automatisch alle verlinkten Projekte. Das ist kein Feature das man braucht - bis man es benutzt, danach braucht man nichts anderes mehr.

Dataview in Obsidian: Wie ich Kundenprojekte, Rechnungen und Ideen in einem Vault tracke

Das Dataview-Plugin ist der Grund, warum Obsidian für mich ein komplettes Arbeitssystem geworden ist statt einer simplen Notiz-App.

Dataview liest Frontmatter-Felder aus Markdown-Dateien und baut daraus dynamische Tabellen. Konkret: Ich habe für jeden Kunden eine Notiz mit Feldern wie status, since, next_review. Mit einer Dataview-Query ziehe ich mir auf meiner Dashboard-Seite eine automatisch aktualisierte Tabelle aller aktiven Kunden.

Das sieht ungefähr so aus:

TABLE since, next_review, status
FROM #kunde
WHERE status = "aktiv"
SORT next_review ASC

Einfach. Funktioniert offline. Kein Datenbank-Abo.

Für Rechnungen mache ich dasselbe: Jede Rechnung ist eine Markdown-Notiz mit betrag, fällig, bezahlt. Die Dataview-Tabelle zeigt mir ausstehende Zahlungen. Das ist mein Low-Tech-CRM und es funktioniert seit einem Jahr ohne einen einzigen Absturz.

Wann Notion das bessere Notiz-Tool ist (Spoiler: wenn du mit anderen arbeitest)

Obsidian hat einen klaren Schwachpunkt: Zusammenarbeit in Echtzeit war historisch nicht sein Ding. Das ändert sich - 2026 gibt es echtes Collaborative Editing für geteilte Vaults über Obsidian Sync. Aber für die meisten Freelancer ist das Overkill.

Wenn du regelmäßig mit Kunden oder Co-Freelancern gemeinsam an Dokumenten arbeitest, ist Notion die bessere Wahl. Kommentarfunktion, Zuweisungen, geteilte Workspaces - das alles läuft bei Notion seit Jahren reibungslos. Für Kunden-Briefings, Contentpläne oder Projektdokumentationen die der Kunde selbst editieren soll, würde ich nie Obsidian vorschlagen.

Die sinnvolle Trennung: Private Notizen, Wissensaufbau und internes Projektmanagement in Obsidian. Kundenseitiges Dokumenten-Sharing in Notion.

Das Second-Brain-Prinzip: Warum ich nicht alles im Kopf behalte

Ich habe mal gehört: "Dein Kopf ist gut fürs Denken, schlecht als Speicher." Das hat sich bestätigt.

Das Prinzip eines Second Brain - ein externes System für alle wichtigen Informationen - ist für Freelancer besonders relevant. Wir haben keine Kollegen, die uns an Dinge erinnern. Wir haben keine Assistenz. Wir haben uns selbst. Und unser Gehirn kann keine 40 offenen Kundentasks, drei Projektstatus, fünf Follow-up-Mails und den Buchhaltungsterm gleichzeitig verwalten, ohne Dinge fallen zu lassen.

Seitdem ich konsequent alles in Obsidian schreibe - Meetingnotizen, Kundentelefonat-Zusammenfassungen, Projektideen, Learnings - ist meine Fehlerquote bei Kundenprojekten deutlich gesunken. Nicht weil ich intelligenter geworden bin, sondern weil ich das Richtige vergesse: den Inhalt im Kopf zu behalten.

Rechnungen, Buchhaltung und Finanzen: Was mich als Freelancer wirklich entlastet

Lexoffice vs. sevDesk: Meine Erfahrung nach einem Jahr

Ich habe beide Tools benutzt. Mein Fazit ist pro Lexoffice, aber nicht aus den Gründen, die man in den meisten Vergleichen liest.

Lexoffice hat eine Sache, die sevDesk mir nicht so klar gegeben hat: die direkte ELSTER-Anbindung für Umsatzsteuervoranmeldungen. Als Freiberufler mit USt-Pflicht ist die monatliche UStVA-Übermittlung ein fester Rhythmus. Mit Lexoffice schließe ich den Monat ab, klicke zweimal, alles ist übertragen. Das klingt trivial bis man es einige Monate lang manuell gemacht hat.

Der Paket M für 12,90 Euro pro Monat reicht für Freelancer ohne viel Inventar. Wer automatische EÜR-Erstellung will, braucht Paket L für 21,90 Euro. Für das erste Jahr lohnt sich oft der 30-Tage-Testzeitraum um zu sehen, welches Paket wirklich gebraucht wird.

[Lexoffice 30 Tage kostenlos testen][LEXOFFICE_AFFILIATE_LINK] - ich bekomme dafür eine kleine Provision, dir entstehen keine Mehrkosten.

Einen tieferen Vergleich der KI-Features in modernen Buchhaltungstools habe ich in meinem Post zu KI-gestützter Buchhaltung für Freelancer aufgeschrieben.

Wise für internationale Zahlungen: Warum kein normales Konto mehr ausreicht

Ich habe Kunden in der Schweiz, in Österreich und einen in den USA. Für reine EUR-Überweisungen reicht eine normale Geschäftsbank. Sobald aber Fremdwährungen ins Spiel kommen, wird es teuer.

Meine alte Sparkasse hatte eine 1,75-Prozent-Fremdwährungsgebühr plus 8 Euro Überweisungsgebühr. Bei einer USD-Zahlung von 1.000 Dollar waren das effektiv 25 bis 30 Euro Extrakosten, je nach Kursspreizung.

Mit [Wise][WISE_AFFILIATE_LINK] zahle ich den echten Mittelkurs plus eine transparente Gebühr von typischerweise 0,4 bis 0,6 Prozent. Bei derselben Überweisung also 4 bis 6 Euro statt 25 bis 30. Das summiert sich über ein Jahr.

Was mir noch wichtiger ist: Die Wise-Kontonummer sieht für den US-Kunden wie ein lokales US-Konto aus. Keine SWIFT-Codes, keine internationalen Überweisungsformulare. Das senkt die Reibung für den Kunden und beschleunigt die Zahlung.

Was ich meiner früheren selbst empfehlen würde

Früher anfangen mit Lexoffice, sofort anfangen mit separatem Steuerkonto, und keine Ausreden mehr mit "ich mache das am Jahresende". Die Buchhaltung die man drei Monate liegen lässt, dauert dreimal so lang wie die die man wöchentlich aktuell hält.

Das klingt banal. Ich musste es trotzdem lernen.

Kommunikation mit Kunden: Weniger Tools, klarere Prozesse

Slack für Dauerkunden, E-Mail für neue - warum ich keine Zwischentöne mehr versuche

Irgendwann habe ich Teams, WhatsApp, Signal und Slack für verschiedene Kunden genutzt. Das war kognitiver Chaos. Jeder Wechsel zwischen Messenger-Apps ist ein Mini-Kontextwechsel, und die summieren sich.

Meine Regel heute: Neukunden bekommen E-Mail bis ich einschätzen kann, ob eine längere Zusammenarbeit wahrscheinlich ist. E-Mail hat einen Vorteil, den Messenger nicht haben: eine natürliche Asynchronität. Kein impliziter Druck sofort zu antworten.

Für Bestandskunden mit monatlichem Retainer biete ich einen Slack-Channel an. Nur wer wirklich einen braucht, bekommt einen. Seit ich aufgehört habe, jedem Kunden reflexartig Slack anzubieten, habe ich weniger Channels und trotzdem bessere Kommunikation.

Loom für Feedback und Übergaben: Was 3 Minuten Video gegenüber langen E-Mails leistet

Loom war eine der angenehmsten Entdeckungen der letzten 18 Monate.

Das Prinzip: ich nehme Bildschirm und Kamera auf, rede dabei, schicke den Link. Der Kunde schaut es wann er will. Keine Terminfindung, kein Zoom-Meeting für drei Fragen.

Konkret: Ich liefere kein größeres UI-Projekt mehr ohne Loom-Walkthroughs. Ich zeige dem Kunden in fünf Minuten wie er Farben im Figma-Handover wechselt, warum ich bestimmte Entscheidungen getroffen habe, und was er als nächstes von mir bekommt. Das reduziert Rückfragen massiv.

Die Gratis-Version von Loom hat seit 2024 eine Einschränkung: 25 Videos, maximal 5 Minuten. Für die meisten Walkthroughs reicht das. Wer regelmäßig längere Screencasts braucht, zahlt 15 Dollar pro Monat für die Business-Version.

KI in meinem Setup 2026: Was wirklich in meinen Workflow integriert ist

Perplexity für Recherche, Claude für Texte, Cursor für Code-Snippets

Ich nutze keine KI für alles. Ich nutze drei Tools für drei spezifische Aufgaben, und die liegen nicht übereinander.

Perplexity ist meine erste Anlaufstelle für Recherche mit Quellenbedarf. Preise für Software, aktuelle Gesetzesänderungen, Marktüberblicke. Perplexity gibt mir Quellen mit, ich kann verifizieren. Das ist der Unterschied zu ChatGPT bei faktensensiblen Anfragen. Ich habe einen ausführlicheren Test in meinem Perplexity AI Post für Freelancer gemacht.

Claude nutze ich für alles mit Schreiben: Angebote formulieren, Kunden-E-Mails polieren, Projektbeschreibungen für Plattformen. Claude versteht Ton und Kontext besser als die meisten Alternativen, die ich probiert habe.

Cursor ist mein KI-Editor für Code. Ich bin kein Entwickler, aber als Vibe-Coder brauche ich regelmäßig kleine Skripte oder Automations-Snippets. Cursor macht das merklich angenehmer als normales Prompting in einer Chat-App.

Die drei Tools haben eine klare Rollenverteilung. Das ist wichtiger als die Frage, welches "das Beste" ist.

Was ich noch nicht automatisiert habe - und warum das okay ist

Ich werde regelmäßig gefragt, warum ich nicht mehr automatisiere. n8n, Make, vollständige Rechnungsautomation, KI-generierte Erstangebote, automatische Follow-ups.

Die ehrliche Antwort: Weil ich Freelancer bin, kein Skalierungs-Startup. Meine Kundenbeziehungen leben davon, dass der Klient merkt, dass er mit einer Person spricht, nicht mit einem Automations-Workflow.

Was ich automatisiert habe: Kontoauszüge in Lexoffice landen automatisch via Bankanbindung. Mein Backup läuft nachts automatisch via iCloud und Time Machine. Das reicht vorerst.

Der Rest bleibt manuell, weil manuell in diesem Kontext bedeutet: persönlich, durchdacht, nicht generisch.

Das Fazit: Mein aktueller Stack (und was du davon übernehmen solltest)

Hier ist der komplette Stack ohne Prosa:

Was ich weglasse: ein dediziertes CRM (dafür nutze ich Obsidian Dataview), eine Zeiterfassungs-App (ich rechne pauschal ab), Projektmanagement-Tools die ich gemeinsam mit Kunden nutze (Notion reicht).

Mehr zu meinem Hardware-Setup als Remote-Freelancer - Laptop, Internet-Backup, Peripherie - habe ich separat aufgeschrieben: Ortsunabhängig arbeiten: Mein echtes Setup.

Wie sich mein Setup seit der Network School verändert hat

Ich war ehrlich gesagt der schlechteste Setup-Optimierer den es gab bevor ich zur Network School gegangen bin. Zu viele Apps, zu viel Tool-Switching, zu wenig Klarheit darüber was ich eigentlich brauchte.

Was NS geändert hat: Der Austausch mit anderen Freelancern und Solopreneuren, die ähnliche Probleme aber unterschiedliche Lösungen hatten. Nicht durch Vorträge, sondern durch Gespräche beim Frühstück, beim Coworking, am Abend.

Ich habe von Leuten gelernt, die mit einer einzigen Notion-Datenbank 200K Umsatz gemacht haben, und von anderen die fünf verschiedene Tools parallel nutzten ohne Reibungsverlust. Das hat mir geholfen zu verstehen: Es gibt kein universell bestes System. Es gibt nur das System das zu deiner Arbeitsweise passt.

Wenn du das selbst erleben willst - an der Network School passiert genau das. Und du sparst mit meinem Link 25%.

Was ich aus dieser Zeit mitgenommen habe und noch heute gilt: Das schlechteste Setup ist das, über das man noch nachdenkt, statt zu arbeiten.

Wie du einen produktiven Arbeitsalltag aufbaust - Homeoffice, Coworking oder Café - habe ich im Vergleich Homeoffice vs. Coworking: Was wirklich produktiver macht durchgespielt.

---

Einige Links sind Affiliate-Links. Dir entstehen keine Mehrkosten.