Betriebsausgaben 2026: Was Freelancer und Solopreneure wirklich von der Steuer absetzen können

Im April habe ich meine EÜR für 2025 durchgearbeitet und gemerkt, dass ich seit zwei Jahren das LinkedIn-Premium-Abo nicht eingetragen hatte. 400 Euro. Weg. Nicht weil es nicht absetzbar wäre, sondern weil ich einfach nicht daran gedacht hatte.

Dann das Handy. Ich nutze es zu etwa 70% beruflich, hatte aber immer nur 50% angesetzt, weil ich nie nachgeschaut hatte, was eigentlich plausibel ist. Weitere 80 Euro pro Jahr einfach liegengelassen.

Das Ärgerliche: Beides wäre vollkommen legitim gewesen. Das Finanzamt hätte kein Problem damit gehabt. Ich hatte es nur nie konsequent erfasst.

Dieser Beitrag ist die Checkliste, die ich damals gebraucht hätte. Was Freelancer und Freiberufler in Deutschland 2026 wirklich absetzen können, was neu ist, und was die meisten Jahr für Jahr vergessen.

Was sind Betriebsausgaben - und was zählt nicht dazu?

Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die "durch den Betrieb veranlasst" sind. Klingt simpel, ist es im Grundsatz auch. Aber der Teufel steckt in den Details.

Die Grundregel: Betriebliche Veranlassung muss nachweisbar sein

Ein Aufwand ist absetzbar, wenn er dazu dient, Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Das Finanzamt fragt nicht, ob die Ausgabe "sinnvoll" war oder ob du damit tatsächlich mehr verdient hast. Es fragt: Hatte die Ausgabe einen nachvollziehbaren betrieblichen Grund?

Mein Grafikbuch für 200 Euro? Absetzbar, wenn ich UX Designer bin. Die gleiche Ausgabe für jemanden, der als Buchhalter arbeitet? Schwieriger zu begründen.

Nicht absetzbar sind grundsätzlich:

• Kosten der privaten Lebensführung nach § 12 EStG: Lebensmittel, Kleidung, Privatreisen
• Bußgelder und Strafen, auch wenn du beim Kundenbesuch war
• Geschenke an Geschäftspartner über 35 Euro netto pro Person pro Jahr
• Reine Privatausgaben ohne betrieblichen Bezug

Gemischte Kosten: Wie du private und berufliche Anteile sauber trennst

Manche Ausgaben sind gemischt. Das Handy: beruflich und privat. Das Arbeitszimmer: beruflich genutzt, aber Teil der privaten Wohnung. Die Fachmesse in Barcelona: fachlich wertvoll, aber auch persönlich interessant.

Für diese Fälle gilt: Du musst den beruflichen Anteil schätzen und dokumentieren, warum du diesen Anteil für plausibel hältst. Das Finanzamt akzeptiert keine 100%-Absetzung für Dinge, die offensichtlich auch privat genutzt werden.

Faustregel: Halte dich an die gängigen Branchenstandards. Handy zu 50-80% beruflich ist für Selbstständige gut vertretbar. Internetvertrag zu 20%, maximal 20 Euro pro Monat, ist das gesetzlich vorgesehene Modell.

Was das Finanzamt bei einer Prüfung sehen will

Bei einer Betriebsprüfung möchte das Finanzamt drei Dinge sehen:

1. Beleg: Rechnung oder Quittung mit Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung und Anbieter
2. Buchung: Die Ausgabe ist in deiner EÜR erfasst und der richtigen Kategorie zugeordnet
3. Begründung: Bei gemischten oder ungewöhnlichen Ausgaben solltest du kurz dokumentieren können, warum sie betrieblich veranlasst waren

Du musst keine Romane schreiben. Wenn du für 800 Euro einen Bürostuhl kaufst und er als "Betriebsausstattung" in der EÜR steht, reicht das. Wenn du für 400 Euro eine Reise buchst, sollte irgendwo stehen: "Kundenmeeting München, 15. März 2025."

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Die vollständige Betriebsausgaben-Checkliste 2026 für Freelancer

Hardware und Equipment

Laptops, Monitore, externe Tastaturen, Headsets, Webcams, Mikrofone, Grafiktablets: alles absetzbar, wenn beruflich genutzt.

Wichtig: Die GWG-Grenze liegt 2026 bei 800 Euro netto. Alles darunter kannst du im Anschaffungsjahr sofort als Betriebsausgabe absetzen - kein Verteilen über mehrere Jahre, keine Abschreibungstabelle. Für einen Monitor für 349 Euro netto ist das ideal.

Für teurere Hardware gibt es die degressive Abschreibung von 30%, die noch bis Ende 2027 gilt, kombinierbar mit der Sonderabschreibung nach § 7g EStG (40% im Anschaffungsjahr). Das macht bis zu 70% der Anschaffungskosten im Jahr 1 als sofortigen Abzug. Ich habe das für meinen MacBook-Kauf 2025 genutzt und empfehle es jedem, der größere Hardware-Investitionen plant.

Software und SaaS-Abos

SaaS-Abos sind laufende Betriebsausgaben und direkt im Zahlungsjahr vollständig absetzbar. Keine Abschreibung, keine Komplikation.

Typische Abos für Freelancer und Solopreneure:

• Figma, Adobe Creative Cloud, Framer: absetzbar
• Notion, Obsidian, Linear, Basecamp: direkt als Betriebsausgabe
• GitHub, Vercel, Netlify, Hetzner: Hosting und DevOps, voll absetzbar
• Zoom, Loom, Slack, Calendly: Kommunikation und Projektmanagement, absetzbar
• Lexoffice, sevDesk, Accountable: Buchhaltungstools, absetzbar

Das Prinzip ist einfach: Wenn das Abo dir hilft, deinen Beruf auszuüben und Einnahmen zu erzielen, ist es eine Betriebsausgabe.

KI-Tools als Betriebsausgabe: Was das Finanzamt 2026 akzeptiert

Das ist der Punkt, bei dem ich viele Freelancer zögern sehe. ChatGPT Plus, Claude Pro, Midjourney, Perplexity Pro, GitHub Copilot: Sind das absetzbare Betriebsausgaben?

Die Antwort: Ja, wenn du sie für berufliche Zwecke nutzt.

Das Finanzamt interessiert sich nicht dafür, ob du ChatGPT oder Word nutzt. Es interessiert sich dafür, dass du das Tool brauchst, um deinen Beruf auszuüben. Ein UX Designer, der Claude Pro für Konzeptarbeit und Kundenbriefings nutzt? Betriebsausgabe. Ein Freelancer, der GitHub Copilot für Code verwendet? Betriebsausgabe.

Was du dokumentieren solltest: Notier kurz, für welche Aufgaben du das Tool einsetzt. "Für Content-Briefings und Kundenkommunikation" reicht. Das musst du nirgendwo einreichen, aber wenn das Finanzamt fragt, hast du eine Antwort.

Typische KI-Abo-Ausgaben 2026:

Bei gemischter Nutzung (auch privat) setzt du nur den betrieblichen Anteil an. Bei Tools, die du fast ausschließlich beruflich nutzt, ist 100% völlig legitim und gut vertretbar.

Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer

Die Homeoffice-Pauschale beträgt weiterhin 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr (210 Tage). Für Freiberufler ist sie eine Betriebsausgabe in der EÜR, nicht Werbungskosten wie bei Angestellten.

Da ich dazu bereits einen ausführlichen Beitrag geschrieben habe, verweise ich hier auf die Details: Im Beitrag zur Homeoffice-Pauschale für Freelancer 2026 erkläre ich den kritischen Doppelfehler (Homeoffice-Pauschale und Entfernungspauschale am gleichen Tag schließen sich aus) und wann das echte Arbeitszimmer mehr bringt. Kurz gesagt: Für die meisten Freelancer ohne dediziertes Zimmer ist die Pauschale die einfachere Wahl.

Weiterbildung, Fachliteratur und Konferenzen

Alles absetzbar, ohne Deckel. Das ist einer der großzügigsten Posten für Selbstständige.

• Fachbücher, Fachzeitschriften, Online-Kurse: vollständig absetzbar
• Konferenztickets (re:publica, UX-Konferenzen, Entwickler-Meetups): absetzbar
• Reisekosten zu Konferenzen und Fortbildungen: Fahrt, Hotel, Verpflegungsmehraufwand
• Streaming-Kursplattformen wie Udemy oder Coursera: absetzbar, wenn beruflich

Bei Reisen zu Konferenzen gilt: Wenn die Reise überwiegend beruflich ist, sind auch Übernachtungskosten und der Verpflegungsmehraufwand (ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro/Tag, ab 24 Stunden: 28 Euro/Tag) als Betriebsausgaben absetzbar.

Coworking-Miete und Workation-Kosten

Coworking-Gebühren sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar, so lange du den Space beruflich nutzt. Monatliche Mitgliedschaften, Tageskarten, Wochenpässe: direkt als Betriebsausgabe.

Bei Workation ist es komplizierter. Wenn du für drei Wochen nach Lissabon gehst und arbeitest: Der berufliche Anteil der Reise ist absetzbar, der private Teil nicht. Du musst trennen können. Wenn der überwiegende Zweck beruflich war und du das nachweisen kannst (Projektarbeit, Kundenmeetings), sind die wesentlichen Kosten absetzbar. Ich habe die rechtlichen Details dazu im Beitrag Workation rechtlich absichern 2026 ausführlich beschrieben.

Berufshaftpflicht und betriebliche Versicherungen

• Berufshaftpflichtversicherung: vollständig absetzbar
• Betriebliche Rechtsschutzversicherung: absetzbar
• Cyberversicherung: absetzbar
• D&O-Versicherung (für GmbH-Geschäftsführer): absetzbar

Nicht als Betriebsausgabe absetzbar: Private Krankenversicherung und Berufsunfähigkeitsversicherung. Beides wird als Sonderausgabe behandelt, nicht als Betriebsausgabe.

Steuerberater-Honorar und Buchhaltungssoftware

Das Honorar deines Steuerberaters ist vollständig absetzbar. Genauso alle Buchhaltungstools: Lexoffice, sevDesk, Accountable, Taxfix - alles Betriebsausgaben. Das ist ein Posten, der sich doppelt rechnet: Du zahlst für das Tool und findest damit noch weitere absetzbare Kosten.

Anteiliger Telefon- und Internetvertrag

• Internet: 20% der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat. Das ist die pauschale Vereinfachungsregel laut BMF-Schreiben.
• Handy und Festnetz: Bei gemischter Nutzung kannst du 50-80% des beruflichen Anteils ansetzen. Halte kurz fest, warum du diesen Prozentsatz für angemessen hältst.

Hast du ein reines Geschäftshandy, das du ausschließlich beruflich nutzt? 100% absetzbar.

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Was hat sich bei den Betriebsausgaben 2026 geändert?

Entfernungspauschale jetzt 0,38 EUR/km ab dem ersten Kilometer

Das ist die wichtigste Änderung für 2026. Bisher galten zwei verschiedene Sätze:

• Kilometer 1-20: 0,30 Euro
• Kilometer 21 und mehr: 0,38 Euro

Ab dem 1. Januar 2026 gilt einheitlich 0,38 Euro pro Kilometer ab dem ersten Kilometer.

Was bedeutet das für Freelancer? Nur wenn du regelmäßig zu einem festen Arbeitsort fährst, also zu einem fest angemieteten Coworking-Space oder einem eigenen Büro außerhalb der Wohnung, kannst du die Entfernungspauschale nutzen. Wer ausschließlich vom Homeoffice arbeitet und nur Kundenbesuche macht, setzt diese Fahrten als Reisekosten an (dort gilt weiterhin 0,30 Euro/km als Pkw-Pauschale).

Rechenbeispiel: Du fährst täglich 15 km zu deinem Coworking-Space, 200 Tage im Jahr.

• 2025: 200 x 15 km x 0,30 Euro = 900 Euro
• 2026: 200 x 15 km x 0,38 Euro = 1.140 Euro

Das sind 240 Euro mehr Betriebsausgaben ohne dass du mehr ausgegeben hast. Bei längeren Wegen ist der Effekt entsprechend größer.

Grundfreibetrag 2026: 12.348 EUR

Der Grundfreibetrag wurde auf 12.348 Euro angehoben (2025: 12.096 Euro). Auf die ersten 12.348 Euro Gewinn zahlst du keine Einkommensteuer. Für die Steuerplanung relevant, wenn du überlegst, wie viel Gewinn du durch Betriebsausgaben optimieren kannst.

Homeoffice-Pauschale: keine Änderung, bleibt bei 6 EUR/Tag

Die Pauschale bleibt unverändert bei 6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr, also höchstens 1.260 Euro. Keine Neuigkeiten hier.

Wichtig: Homeoffice-Pauschale und Entfernungspauschale schließen sich am gleichen Tag aus

Das ist ein klassischer Fehler, der regelmäßig passiert. Du kannst an einem Tag entweder die Homeoffice-Pauschale (6 Euro für den Tag im Homeoffice) oder die Entfernungspauschale (Fahrt zum Coworking) geltend machen, aber nicht beides.

Wenn du 3 Tage die Woche vom Homeoffice und 2 Tage vom Coworking-Space aus arbeitest: Homeoffice-Pauschale für die 3 Tage, Entfernungspauschale für die 2 Tage. Das lässt sich sauber trennen und ist vollkommen legitim.

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Die 5 Betriebsausgaben, die Freelancer am häufigsten vergessen

XING- und LinkedIn-Premium-Abo

Beides ist ein Akquise- und Netzwerkinstrument für Freiberufler. LinkedIn Premium kostet je nach Plan zwischen 33 und 70 Euro pro Monat und ist vollständig absetzbar. XING Premium (rund 10 Euro/Monat) ebenfalls. Der betriebliche Zweck ist für das Finanzamt ohne weitere Begründung nachvollziehbar: neue Kunden finden, Netzwerk aufbauen, Sichtbarkeit erhöhen.

Anteiliger Handyvertrag

Wie oben beschrieben: 50-80% des Handyvertrags sind für Selbstständige, die das Gerät überwiegend beruflich nutzen, absetzbar. Ich sehe immer wieder Freelancer, die entweder gar nichts ansetzen oder nur den pauschalen Internet-Satz nutzen und dabei das Handy vergessen.

Kontoführungsgebühren des Geschäftskontos

Wenn du ein separates Geschäftskonto hast (ich empfehle das ausdrücklich), sind die Kontoführungsgebühren Betriebsausgaben. Klingt trivial, aber bei 10-15 Euro im Monat kommen über das Jahr 120-180 Euro zusammen.

Reisekosten zu Fortbildungen und Kundenterminen

Fahrtkosten zu Kundenterminen (0,30 Euro/km als Pkw-Pauschale), Bahntickets, Flüge für berufliche Reisen, Parkgebühren beim Kundentermin: all das wird häufig nicht lückenlos erfasst. Eine einfache Tabelle mit Datum, Ziel und Zweck reicht als Nachweis.

Bewirtungskosten bei Kundengesprächen

Mittagessen mit einem Kunden, Kaffee bei einem Projektgespräch: 70% der Netto-Bewirtungskosten sind als Betriebsausgaben absetzbar (Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug rechnen auf Basis des Bruttobetrags). Die Umsatzsteuer selbst kannst du zu 100% als Vorsteuer geltend machen, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Was du dazu brauchst:

• Die Originalrechnung (kein Eigenbeleg)
• Auf der Rückseite oder als Notiz: wer anwesend war und welchen geschäftlichen Anlass das Treffen hatte

"Lunch mit Thomas M., Briefing für Website-Redesign-Projekt, 12. April 2026" reicht vollkommen. Das Finanzamt fragt nach dem Anlass, nicht nach dem Menü.

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Homeoffice-Pauschale oder echtes Arbeitszimmer - was rechnet sich mehr?

Da ich das in meinem separaten Beitrag zur Homeoffice-Pauschale ausführlich durchgerechnet habe, hier die Kurzversion.

Die Pauschale lohnt sich fast immer für Freelancer ohne dediziertes Arbeitszimmer

6 Euro pro Tag klingt wenig, macht aber bis zu 1.260 Euro pro Jahr. Ohne separates Zimmer, ohne Aufzeichnung der exakten Quadratmeterzahl, ohne Diskussion über die anteilige Miete. Einfach Arbeitstage zählen und eintragen.

Wann das echte Arbeitszimmer besser ist

Wenn du ein echtes, dediziertes Arbeitszimmer hast, das du nahezu ausschließlich beruflich nutzt, kann der tatsächliche Kostenabzug deutlich mehr bringen. In München bei 4.000 Euro Kaltmiete für eine Dreizimmerwohnung und einem 20-qm-Bürozimmer wären das rechnerisch rund 800-1.000 Euro pro Monat oder bis zu 12.000 Euro pro Jahr - gegen 1.260 Euro Pauschale.

Neu: Jährliches Wahlrecht zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten

Seit 2023 hast du das jährliche Wahlrecht. Du entscheidest jedes Jahr neu, ob du die Pauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzt. Das gibt dir Flexibilität: In Jahren mit hoher Miete und viel Homeoffice-Nutzung wechselst du zum tatsächlichen Abzug, in anderen Jahren nimmst du die einfache Pauschale.

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So dokumentierst du Betriebsausgaben richtig

Digitale Belege: Was rechtlich gilt

Seit den aktualisierten GoBD-Richtlinien ist die rein digitale Belegaufbewahrung vollständig zulässig. Du darfst Papierbelege einscannen und das Original wegwerfen, wenn du dabei folgende Regeln einhältst:

• Der digitale Beleg muss unveränderbar gespeichert sein
• Er muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben (mindestens 8 Jahre für Geschäftsbriefe und Buchungsbelege aus 2025 und später)
• Du solltest eine kurze Verfahrensdokumentation haben, die erklärt, wie du Belege erfasst - ein einfaches Textdokument mit drei Sätzen reicht

Praktisch bedeutet das: Rechnungen als PDF speichern, geordnet nach Jahr und Kategorie, auf einem sicheren Speicher ablegen. Ein Ordner "2025/Betriebsausgaben/Software" reicht.

Welche Tools die Kategorisierung automatisch übernehmen

Ich nutze Lexoffice, um Belege per App zu fotografieren oder E-Mail-Rechnungen direkt weiterzuleiten. Die OCR-Erkennung liest Betrag, Datum und Anbieter automatisch aus. Bei wiederkehrenden Anbietern wie Figma oder Notion weist das System die Kategorie nach einmaligem Bestätigen automatisch zu.

Alternativ ist sevDesk eine starke Option, vor allem wenn du Wert auf eine gute EÜR-Exportfunktion legst. Beide sind GoBD-konform, beide kosten im Einstiegspaket unter 10 Euro im Monat - und das Abo selbst ist natürlich ebenfalls als Betriebsausgabe absetzbar.

Der wichtigste Tipp zur Dokumentation: Entwickle eine wöchentliche Routine. 10 Minuten jeden Freitag, um Belege zu erfassen und nachzuhaken, ob etwas fehlt. Wer das monatlich oder gar jährlich macht, verliert zwangsläufig Belege und erinnert sich nicht mehr an den Anlass der Ausgabe.

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Betriebsausgaben in der EÜR: Wie du sie einträgst

Einnahmen-Überschuss-Rechnung vs. Bilanzierung

Als Freiberufler bist du grundsätzlich zur EÜR berechtigt, unabhängig vom Umsatz. Die EÜR ist einfacher als die doppelte Buchführung: Du erfasst Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Eine Ausgabe zählt in dem Jahr, in dem du sie bezahlst.

Gewerbetreibende müssen ab einem Gewinn von 80.000 Euro oder einem Umsatz von 800.000 Euro bilanzieren. Als Freiberufler entfällt diese Grenze. Ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft wirst, hat auch Auswirkungen auf die Gewerbesteuerpflicht. Es lohnt sich, das einmal genau zu prüfen.

Die wichtigsten Bereiche der EÜR für Betriebsausgaben

Die Betriebsausgaben werden in den Zeilen 24-75 der Anlage EÜR eingetragen. Die wichtigsten Bereiche:

• Zeile 60: Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben - hier landen SaaS-Abos, LinkedIn Premium, Büromaterial, Steuerberaterhonorar, Kontoführungsgebühren und vieles mehr. Das ist der größte Sammelposten für die meisten Freelancer.
• Zeile 65/66: Homeoffice - Zeile 65 für die tatsächlichen Kosten des Arbeitszimmers, Zeile 66 für die tägliche Pauschale von 6 Euro.
• Zeile 74 ff.: Fahrtkosten und Reisekosten - Entfernungspauschale (Fahrten zur ersten Betriebsstätte), Reisekosten für Kundenbesuche und Fortbildungen.
• Abschreibungen: Eigene Zeilen für die Absetzung für Abnutzung (AfA), GWG-Sofortabschreibung und Sonderabschreibungen.

Wenn du Lexoffice oder sevDesk nutzt, erstellt das System die EÜR auf Knopfdruck und ordnet jeden Beleg automatisch der richtigen Zeile zu. Das spart erfahrungsgemäß 2-3 Stunden Arbeit bei der Steuererklärung.

Die Details zur Steuererklärung als Freelancer, einschließlich der konkreten Fristen (31. Juli 2026 ohne Steuerberater), beschreibe ich im Beitrag Steuererklärung 2025 für Freelancer vorbereiten.

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Bei der Network School habe ich viel über finanzielle Unabhängigkeit als Solopreneur gelernt - und wie wichtig es ist, jeden absetzbaren Euro auch wirklich zu erfassen. In einer Community, in der viele Mitglieder als ortsunabhängige Selbstständige arbeiten, wird dieses Wissen ganz praktisch ausgetauscht: Was setzt ihr für KI-Tools an? Wie handhabt ihr die Workation-Kosten? Wie ist eure Dokumentationsroutine?

Wer die Steuererklärung 2025 noch vor sich hat, kann mit dieser Checkliste anfangen. Jeden vergessenen Posten systematisch nachzuholen - LinkedIn Premium, anteiliger Handyvertrag, Bewirtungskosten, KI-Abos - das kann die Steuerlast spürbar senken. Ohne dass du etwas tust, das rechtlich fragwürdig wäre.

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